我們常常聽(tīng)到業(yè)內(nèi)人士說(shuō),現(xiàn)在工程的利潤(rùn)非常微薄,一切都要靠管理,工程有工程管理,業(yè)務(wù)有業(yè)務(wù)管理,財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)管理,資材有資材管理,管理得當(dāng)企業(yè)自然會(huì)有盈余,管理不當(dāng)則會(huì)影響公司正常營(yíng)運(yùn),嚴(yán)重的話,甚至?xí)斐晒镜归]。
內(nèi)控管理是企業(yè)管理的一環(huán),管理沒(méi)有一定的模式與標(biāo)準(zhǔn),每個(gè)人的管理模式與管理方法都不盡相同,但目的都是一致的,無(wú)非是希望讓企業(yè)減少損失,增加企業(yè)運(yùn)作的流暢性,以及增加效率來(lái)提高收益。我個(gè)人對(duì)管理的定義是,以最少的時(shí)間及成本達(dá)到最高的管理成效,本期將就本人實(shí)際操作的管理模型和大家進(jìn)行分享。
內(nèi)控的重要
個(gè)人能處理的工作量有限,即使再能干,頂多也只能做三倍的工作,聰明的管理者應(yīng)該建立一套工作的標(biāo)準(zhǔn)流程,盡量將工作進(jìn)行適當(dāng)分配,即使管理者不在,工作也能順利進(jìn)行。管理者就像鋪設(shè)鐵軌的人,而鐵軌就是作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)流程,只要鐵軌鋪設(shè)得宜,火車自然會(huì)在鐵軌上平穩(wěn)行駛。
沒(méi)有做好管理,企業(yè)一定會(huì)損失。例如:業(yè)務(wù)人員每天外出都是打混摸魚(yú),業(yè)績(jī)將無(wú)法增進(jìn),或是業(yè)務(wù)人員將案子轉(zhuǎn)到其它公司或自行找人施工等;其它如項(xiàng)目工程出紕漏、施工品質(zhì)低劣、進(jìn)度落后,或是任由下包商領(lǐng)用線材物料毫無(wú)管制,再好的毛利都會(huì)被侵蝕掉。如果內(nèi)控沒(méi)做好,上述衍生的問(wèn)題就有可能會(huì)一再發(fā)生。
工程商如何建立內(nèi)控管理機(jī)制\
每個(gè)管理人員的個(gè)性與行事風(fēng)格不同,如何建立內(nèi)控機(jī)制,完全要看每位管理人員。例如:工程商最頭痛的問(wèn)題便是請(qǐng)款,有些業(yè)主找借口不準(zhǔn)時(shí)支付工程款,此時(shí)我們應(yīng)建立一些管理機(jī)制來(lái)預(yù)防,在階段性驗(yàn)收合格時(shí)立即讓工地主辦人員簽認(rèn),或送請(qǐng)款單、發(fā)票讓業(yè)主簽收收據(jù),再打電話到公司財(cái)務(wù)部,確認(rèn)發(fā)票是否送到該公司,以及何時(shí)可以領(lǐng)到款項(xiàng),然后再注意是否準(zhǔn)時(shí)付款,一有問(wèn)題出現(xiàn)要立即解決,以確保公司權(quán)益。
如何當(dāng)一名優(yōu)秀的業(yè)務(wù)主管
一位優(yōu)秀的業(yè)務(wù)主管,一定要具備幾個(gè)特質(zhì):第一,了解市場(chǎng)和消費(fèi)者的需求,知道牛肉(商機(jī))在哪里;第二,懂得經(jīng)營(yíng)、管理和策劃;第三,對(duì)市場(chǎng)敏感度高,涉獵范圍要廣,除本業(yè)之外,對(duì)其他專業(yè)也要有所涉獵,并具有歸納整合能力;第四,具有教育訓(xùn)練能力,能夠不斷激勵(lì)員工,并與員工們分享成功經(jīng)驗(yàn);第五,擁有強(qiáng)而有利的執(zhí)行力,貫徹整個(gè)業(yè)務(wù)的推動(dòng)。\r\n 業(yè)務(wù)管理者對(duì)市場(chǎng)敏感度一定要夠,以了解最新發(fā)展趨勢(shì)及客戶需求,而最新發(fā)展趨勢(shì)必須靠不斷地看雜志與參觀展覽,并將新產(chǎn)品整合到客戶所需的系統(tǒng)內(nèi),創(chuàng)造另一個(gè)“藍(lán)海策略”。
業(yè)務(wù)面的內(nèi)控管理
業(yè)務(wù)部門是一個(gè)企業(yè)中真正賺錢的單位,但也是最難帶的單位。新進(jìn)的業(yè)務(wù)人員常常因?yàn)闃I(yè)績(jī)難以擴(kuò)展而陣亡,而業(yè)績(jī)好的或較資深的業(yè)務(wù)人員有時(shí)會(huì)因?yàn)橛^念走偏,輕則態(tài)度傲慢,重則另起爐灶與母公司打?qū)ε_(tái)互相競(jìng)爭(zhēng),這種商業(yè)戲劇每天都在上演,身為公司業(yè)務(wù)主管或經(jīng)營(yíng)者一定要用心管理,將可能傷害公司的情況降到最低。
平常的客戶數(shù)據(jù)管理更是重要。業(yè)務(wù)部門每日早上須召開(kāi)業(yè)務(wù)會(huì)議,所有業(yè)務(wù)人員均須報(bào)告昨日業(yè)務(wù)進(jìn)行狀況,以及今日的行程如何安排,由業(yè)務(wù)主管檢視,再適時(shí)加以修正。填寫(xiě)日?qǐng)?bào)表是業(yè)務(wù)人員每天必做的工作,填寫(xiě)的重點(diǎn)在于今天的行程進(jìn)行是否順利,以及洽談內(nèi)容,在日?qǐng)?bào)表內(nèi)都需記載洽談時(shí)間、接洽人、聯(lián)絡(luò)電話、洽談內(nèi)容等,好讓業(yè)務(wù)管理人員作稽核。
另外,每周需要有一次周報(bào)表,業(yè)務(wù)人員要將手頭上正在進(jìn)行的案子,作詳細(xì)的進(jìn)度敘述,并由每位業(yè)務(wù)人員評(píng)估每個(gè)案子成交的機(jī)率,例如:上周成交機(jī)率是60%,而本周成交機(jī)率是70%,表示案子一直往正面的方向發(fā)展,如果是降為40%,則表示有狀況出現(xiàn),這時(shí)業(yè)務(wù)主管就須適時(shí)加以協(xié)助。
除此之外,還需填寫(xiě)業(yè)績(jī)成交統(tǒng)計(jì)表,內(nèi)容為上周成交金額、本月累計(jì)成交金額、年度累積成交金額以及最近成交日期,以方便業(yè)務(wù)主管作業(yè)績(jī)管理,并讓每個(gè)業(yè)務(wù)人員可以看到其它同仁的成績(jī),起激勵(lì)作用;至于主管也可根據(jù)最近成交日來(lái)判斷業(yè)務(wù)人員的業(yè)績(jī)進(jìn)帳,若是業(yè)務(wù)人員進(jìn)入低潮期或業(yè)務(wù)方式不對(duì),業(yè)務(wù)主管應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)人員度過(guò)低潮期。
業(yè)務(wù)面檢討的項(xiàng)目
工程商在業(yè)務(wù)面常遇到的問(wèn)題大約有下列幾種狀況:
業(yè)績(jī)下滑
造成業(yè)績(jī)下滑的原因很多,包括:
1.市場(chǎng)枯竭:
業(yè)務(wù)人員一旦客源不足,又不開(kāi)發(fā)新客源,很快就會(huì)進(jìn)入市場(chǎng)枯竭的瓶頸。業(yè)務(wù)管理者很容易從業(yè)務(wù)日?qǐng)?bào)表及業(yè)績(jī)管制表中看出來(lái),當(dāng)有上述警訊出現(xiàn)時(shí),就應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步的激勵(lì)及輔導(dǎo)。
2.業(yè)務(wù)人員本質(zhì)學(xué)能不足:
由于每一個(gè)人的學(xué)經(jīng)歷不同,能力也不同,工程素養(yǎng)也不同,所以技術(shù)好的不一定業(yè)務(wù)做的好,如果業(yè)務(wù)人員對(duì)于工程的本職學(xué)能不佳,將導(dǎo)致案子不易取得,或公司必須付出相當(dāng)大的代價(jià)才能完成。業(yè)務(wù)管理者在業(yè)務(wù)人員未真正上線時(shí),要多多加以關(guān)心及輔導(dǎo),報(bào)價(jià)前應(yīng)該檢視其報(bào)價(jià)內(nèi)容是否合理,一定要等到?jīng)]有錯(cuò)誤時(shí)才可以放手,讓其獨(dú)立作業(yè)。
3.談判及議價(jià)能力不足:
當(dāng)案子進(jìn)入議價(jià)階段也就是要收成的時(shí)候了,有時(shí)候成交與不成交就在一念之間,然而在收放之間要拿捏得宜也并不容易。如果因誤判而漏失掉,這對(duì)于業(yè)務(wù)人員的打擊是很大的。業(yè)務(wù)管理者在平常就要對(duì)業(yè)務(wù)人員做教育訓(xùn)練仿真攻守狀況,或與業(yè)務(wù)人員一同參與議價(jià),當(dāng)議價(jià)結(jié)束后與業(yè)務(wù)人員討論,并告知議價(jià)過(guò)程中與業(yè)主攻守的狀況,總之,就是要不斷的磨練與學(xué)習(xí)。
4.嚴(yán)重的客戶投訴:
客戶投訴是業(yè)績(jī)瞬間下滑的最主要因素。不是每位客戶都是理性可溝通的,也沒(méi)有任何一家公司有把握在技術(shù)、產(chǎn)品或服務(wù)上可以做到完美無(wú)缺,但如果沒(méi)有在第一時(shí)間處理好客戶的投訴,不僅會(huì)失去客戶信任,甚至?xí)ミ@個(gè)客戶。
為了避免上述情形,公司管理者首先必須先認(rèn)真傾聽(tīng)客戶所有投訴,讓客戶的情緒有一個(gè)合理的出口,達(dá)到降溫的效用,不要在第一時(shí)間,就急著說(shuō)明或回答客戶的問(wèn)題,在第一時(shí)間只能接受,態(tài)度上要表現(xiàn)出感同身受的感覺(jué),以便緩解客戶情緒;再來(lái)就是要培養(yǎng)危機(jī)處理能力,千萬(wàn)不要怕事,從初步判斷、接手處理到問(wèn)題理清,都需要靠智能,最好能在第一時(shí)間正確處理客戶的問(wèn)題。
業(yè)務(wù)人員的流失
好的業(yè)務(wù)人員可遇不可求,且業(yè)務(wù)工作是一個(gè)高挫折感的工作,所以工程商除了要積極尋找和培養(yǎng)好的業(yè)務(wù)人員外,還需要減少好的業(yè)務(wù)人員流失,而一般會(huì)造成業(yè)務(wù)人員流失的原因大概有以下幾點(diǎn):
1.業(yè)務(wù)人員心態(tài)疲憊:
造成這種狀況的原因包括工作認(rèn)真卻得不到相對(duì)的成效、連續(xù)被客戶潑冷水或吃閉門羹而產(chǎn)生信心危機(jī)、業(yè)績(jī)績(jī)效佳卻得不到該有的報(bào)酬、與業(yè)績(jī)不好的同事互動(dòng)過(guò)多而被負(fù)面情緒影響、發(fā)現(xiàn)公司的產(chǎn)品或服務(wù)品質(zhì)有問(wèn)題而無(wú)法說(shuō)服自己、尋求主管協(xié)助時(shí)得不到相對(duì)支持、對(duì)未來(lái)突然失去人生方向及工作動(dòng)力等。
上述原因大部分是和情緒或感覺(jué)有關(guān),很多是可以在第一時(shí)間加以防范處理的,只要業(yè)務(wù)主管人員能落實(shí)與業(yè)務(wù)人員常溝通,并多多關(guān)心每位部屬,在第一時(shí)間內(nèi)勇于面對(duì)問(wèn)題,其就不會(huì)惡化或擴(kuò)散。
2.同行挖角:
大部分的人都深信,從同行中挖角現(xiàn)成的優(yōu)秀業(yè)務(wù)人員,就可以馬上立竿見(jiàn)影,為企業(yè)帶來(lái)業(yè)績(jī),也是建立業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)最快的方法。但能持續(xù)處于巔峰狀態(tài)的業(yè)務(wù)人才,是不輕易變動(dòng)的,除非有優(yōu)厚的條件或現(xiàn)實(shí)的需求。例如:當(dāng)業(yè)務(wù)人員出現(xiàn)負(fù)面的想法時(shí),或處于低潮瓶頸期,此時(shí)就很容易就會(huì)動(dòng)搖業(yè)務(wù)人員的忠誠(chéng)度。
當(dāng)業(yè)務(wù)人員有二心時(shí),最明顯的特征是,明明有能產(chǎn)生業(yè)績(jī)的客戶,卻停滯不前,不積極求成交;有些業(yè)務(wù)人員也會(huì)想掌握公司的資源,以便到新公司時(shí)能在第一時(shí)間有所表現(xiàn),這對(duì)企業(yè)的影響很大,不僅大幅打擊業(yè)務(wù)單位的士氣,尤其當(dāng)被挖角的人是具指針性的人員或主管,往往會(huì)造成一段長(zhǎng)時(shí)間的業(yè)績(jī)震蕩。
所以,當(dāng)業(yè)務(wù)部門有這樣的訊息產(chǎn)生時(shí),要第一時(shí)間約談當(dāng)事人,除了警告提示外,也可積極修護(hù)業(yè)務(wù)人員的信心。業(yè)務(wù)主管在平日的業(yè)務(wù)會(huì)議(包括早會(huì)或例會(huì))對(duì)于業(yè)務(wù)人員正在進(jìn)行的項(xiàng)目,須逐一了解目前的狀況,并督促盡快成交,若發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員報(bào)告有閃爍其詞的狀況時(shí),業(yè)務(wù)主管馬上要深入了解,且不排除介入項(xiàng)目。
3.自行創(chuàng)業(yè):
安防工程業(yè)門檻不高,兩個(gè)人就可成立一家公司,資本額50萬(wàn)也可做,所以有些業(yè)務(wù)人員覺(jué)得,當(dāng)付出與報(bào)酬不成比例時(shí),就會(huì)出現(xiàn)自行創(chuàng)業(yè)。然而想要自行創(chuàng)業(yè)的業(yè)務(wù)人員或主管,通常都具有不錯(cuò)的業(yè)務(wù)能力和人脈,當(dāng)然這資源絕對(duì)是從舊公司所獲得的,自行創(chuàng)業(yè)也須靠這些資源,到最后變成與老東家爭(zhēng)食大餅,有些甚至做的比舊公司還好。
企業(yè)主管平常在觀察每位員工時(shí),發(fā)現(xiàn)能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)或工程人員,一定要提供一個(gè)可以滿足他的工作機(jī)會(huì),讓他盡情的發(fā)揮,把阻力化成動(dòng)力,危機(jī)變轉(zhuǎn)機(jī),否則同業(yè)中每天都會(huì)上演跳槽、與老東家唱對(duì)臺(tái)戲。