上期我們重點談論了內控管理的重要性以及業(yè)務面的有關內控管理工作，本期我們繼續(xù)有關內控管理的話題，來談一下工程單位和財務部門的內控管理工作以及如何透過財務面看出各部門的問題。\r\n
工程單位內控管理\r\n 工程單位有如工廠里的機器設備，當原料(線材設備)放進設備(工程施工單位)中制造，成品就是系統(tǒng)整合架構完成。工務單位一般可分成三個部分：工程管理單位、工程施工單位以及工程維修單位\r\n
工程管理單位\r\n 由于工程師不需施工，其主要職責為負責工程進度的安排、材料請購、材料數(shù)量控制、與業(yè)主協(xié)調及請款。身為工程主管要確切掌握每個工程師所管轄的項目工程進度，每天上班一定要開早會，了解每位工程師昨日的問題及今日工作的安排，看看是否需要工程主管的幫忙和交辦事項，若有不恰當之處應給予修正。此外每位工程師的行程均要交代清楚并做成書面紀錄，工程主管要不定時到各工地稽核，除此之外做些管理表格來輔助也是不錯的方法，例如可制作一張項目管理表，將每一位工程師目前進行中之項目工程做成一張管理表，每張管理表記載每個項目工程的名稱、工地負責人、電話、進度、工地請款日、請款統(tǒng)計表以及各工程師請款累積比較表，這樣工程主管很容易從這張表中得知每個項目工程的進度及請款狀況，甚至可作為考績評核的參考，年底也可以依各工程師請款金額給予評核，作為獎勵及職務調整參考基礎，一樣領30000元的二位工程師，一位一年請款1000萬，而另一位請款500萬，對公司的貢獻度就可以比較出來一些。除此之外，工程師與工程師之間良性競爭，提升自己，而主管只要做好目標管理就好了，抓準管目標讓工程師盡情發(fā)揮。\r\n
工程施工單位\r\n 施工單位為實際參與現(xiàn)場施作的工程師，施工工程師最重要的是技術與工率，每次出工之前需將工作所需之設備、線材統(tǒng)計整理好，并將施工順序安排好，做好計劃后到工地才不會手忙腳亂不之從何做起。等到你到現(xiàn)場才計劃做什么已經(jīng)浪費很多時間了，身為工程主管一定要好好正視。一位有經(jīng)驗的工程主管，很容易從每日的工作日報表看出每位施工工程師努力的程度。就住宅大樓而言，現(xiàn)場拉線一對人手（二個人）每日標準完成的戶數(shù)是固定的，一樣的工作不同的工般，展現(xiàn)出來的效率就會不同，他牽涉到工程經(jīng)驗、技術、動線安排、工具及材料的準備，有些施工工程師到現(xiàn)場后立即展開工作準備，進而進行施工；而有些工程在前往工地途中買個早餐買個飲料，到現(xiàn)場吃完早餐后抽根煙，聊個天才跚跚上工，此時上工距離中午下班已經(jīng)剩下1.5~2個小時，我想很多工程主管都曾遇到這種狀況，當你看到這篇文章后，回想一下我們的公司是不是也是這樣，如果是那就趕快整頓吧！有些工程主管認為自己是吃頭路的，反正虧本是公司的事，效率不好也是公司的事，只要瞞天過海、工程不出事就好了，像這種工程主管，我想公司管理者應盡早做些調整，讓不適任的工程主管離開主管職或者離開公司，否則一只害蟲會破壞整個公司，甚至會影響整個工程部門，工程主管與業(yè)務主管是工程商兩大支柱，公司會不會賺錢，這兩位主管的觀念及態(tài)度非常重要，然而要找到稱職的工程主管并不是易事，除了自行培養(yǎng)之外，就是要靠運氣了，聽起來有點無奈，但現(xiàn)實環(huán)境就是這樣。\r\n
工程維修單位\r\n 維修單位負責工程完工后的保養(yǎng)及維修。維修是最佳業(yè)務后盾，工程商如果能把維修工作做好，那對業(yè)務接案的幫助是非常大的。維修若要做的好，一定要專職，遴選態(tài)度、技術、經(jīng)驗佳之優(yōu)秀工程師擔任。\r\n 當公司第一時間接到報修電話，一定要有耐性傾聽客戶的抱怨，并切登記維修項目、日期、故障狀況、客戶的聯(lián)絡電話及住址，基本資料填妥后，需要給客戶一個受理編號，我想，大家應該都有一個共同的經(jīng)驗，那就是客戶或是大樓管理員先生說有打電話來報修，而公司卻沒有報修紀錄，導致出現(xiàn)嚴重的客訴，如果有告訴維修編號，遇到爭議時可請客戶告知受理編號，就可知道問題所在了，若遇到保固期限過了，如必須收費，應將收費標準告知客戶，并輸入計算機管制維修進度。說到維修，維修紀錄表示不可少的，表格的設計依各公司方便管理為基礎，但有幾項是不可少的，包括：報修日期時間及維修完工時間、報修項目及內容、客戶姓名及連絡方式、故障原因、處理狀況、保固期限、收費情形、及客戶確認。表格內所有項目都有他的功能在，報修日期及完工日期是在評估維修人員的效率，維修時間過長容易造成更嚴重的客訴，或者是維修人員技術好壞的觀察指針、故障原因及處理狀況，可反應出材料品質及施工品質，可將每筆的故障狀況做統(tǒng)計分析，借著這個數(shù)據(jù)請廠商改善材料及施工品質，并將處理狀況變成工程人員的教育訓練教材，保固期限與收費狀況是相關連的，保固期限的訂定是與工程驗收有關；工程的保固與維修也是公司經(jīng)營成本之一，維修常常造成很多工程商的重大負擔，所以維修的內控也非常重要。\r\n
財務單位內控管理\r\n 財務管理對于任何企業(yè)都是非常重要的。企業(yè)那么辛苦的經(jīng)營為的就是要營利，說白話一點就是要賺錢，有些工程商會拿工程案子，但是收款卻是不太理想；另外，工程商主管要隨時注意自己的財務狀況，包括：應付帳款、應付票據(jù)、應收帳款、應付票據(jù)、現(xiàn)金流量、請款狀況等，筆者本身不具財經(jīng)背景，但愿意將實際管理方法和《安全&自動化》雜志讀者分享，如有更好的管理模式敬請指教。\r\n 收款問題要從案子要決標的時候就要開始注意了，要注意什么呢？當然就是付款方式了，付款方式的決定大約有三個方式，第一由業(yè)主直接寫在投標單上，這種的付款方式，就要由工程商仔細評估自己的財務狀況及收款風險，要將收款成本列入估價成本內，如果是私人企業(yè)可嘗試與業(yè)主溝通爭取較有利的付款方式，爭取了就會有機會；第二是與業(yè)主協(xié)商訂定，這類的付款方式就要考驗議價人員的談判功力了，因為付款方式與決標價格有一定的關系，所以業(yè)務談判人員在議價談判前應先做功課，仿真會發(fā)生的狀況，例如在議價的時候可降少許的價格，而爭取訂金貨免保留款（保固款）；第三是由工程商自訂的付款方式，這種狀況較少，由于主動權在工程商的手中，所以制定付款方式時盡量以我方有利的放式制定，但是不可太離譜，否則會引起業(yè)主抗議，甚至會大幅修改付款方式就得不償失。爭取付款方式就是盡快收到工程款，不要留保留款，有些保固款可以以商業(yè)本票代理，工程商的利潤都在保留款或是保固款內，不可放棄。再來就是工程進行中的請款或是收款，當工程進行過程中每月有進度時，達到估驗請款的數(shù)量一定要請款，請款時一定要記得附上估驗單、發(fā)票及請款單，并且要由甲方人員簽收才可，接下來就要由會計單位來注意請款日期到了工程款有沒有收到的事宜，工程主管定期檢驗應收帳款收款情形，了解應收而未收的狀況。\r\n
如何從財務面看出各部門的問題\r\n 我想大多數(shù)的工程商主管或是老板多不具財經(jīng)背景，故在財務管理盡量做到簡單正確為主。筆者每日要求會計要制作會計日報表，通過日報表可以使我們在最短的時間內知道整個公司的營運狀況及財務狀況。\r\n 會計日報表里面包括幾個大項，\r\n 一、應付帳款：顯示到目前為止收到廠商的發(fā)票或是請款單列入應付帳款的金額，采用累加的方式紀錄，可以讓我們了解進貨狀況。\r\n 二、應付票據(jù)：顯示每月已經(jīng)開出支票的總額，可以預估每月所需的資金。\r\n 三、應收帳款：顯示已經(jīng)開出請款單或是發(fā)票總額，經(jīng)營者應該知道每月的營業(yè)額才會達到損益平衡。這應該在收帳款的請款單開出的時候，需要他一個編號，待收到貨款時依照請款單編號將應收帳款沖掉。從這個字段我們很容易看出應收而未收的帳款，有些帳款如果沒有人催收容易變成呆帳，身為公司經(jīng)營者應該在事情快發(fā)生前盡快處理。\r\n 四、收票據(jù)：顯示已經(jīng)收到的支票。應收票據(jù)的字段中需顯示前日結存、本日收到的支票、本日兌現(xiàn)、本日結存及代收票據(jù)，可完全掌握應收票據(jù)的流向，然后再核對支票代收簿。\r\n 五、銀行存款：顯示本公司目前現(xiàn)金的準位，由應收票據(jù)及銀行存款是不是可以應付票據(jù)所需的資金，若有資金短期不足，可以提早做準備。\r\n 六、本日收到支票：注明是收到哪家業(yè)主的工程款，沖掉哪一張請款單。\r\n 七、本日開出請款單：作為應收帳款管制用。\r\n 八、零用金：每日零用金收支狀況，每日放在出納人員身上的零用金金額，依照個公司現(xiàn)金流量的需求，不要太多也不要太少，太多的話比較容易有弊端，也比較容易遺失，太少的話會造成會計常常跑銀行，浪費時間。\r\n 會計日報表主要是要讓管理人員精準快速掌握公司狀況，所以各項字段還是要依各公司需求下去設計，設計出符合管理的表格。\r\n 上述皆是在談如何快速管理與掌握，表格只是一個輔助工具，用心經(jīng)營才是成功的不二法門，時間用在哪里成就就會在哪里。
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