安防管理軟環(huán)境的形成，需從安防管理基本制度的建立，安防管理組織的完善和綜合安防管理平臺和指揮系統等幾個方面進行構建。
管理軟環(huán)境四要點
安防管理軟環(huán)境的建立，是安防管理體系建設的必需，主要包括運行環(huán)境，業(yè)務管理，信息基礎，應急指揮響應等。
首先，運行環(huán)境是必須有安防管理制度和組織。即嚴格遵循SOLAS《海上人命安全公約》，ISPS《國際船舶和港口設施保安規(guī)則》等國際規(guī)范，在管理程序上和國際接軌，成為港口安防管理的基本指導原則。
其次，業(yè)務管理包括對港口的進出管理，交通組織管理和監(jiān)控，安全生產管理，設施保護與監(jiān)控。改進內部管理流程，完善客戶服務，使之經濟效益提高。根據安全管理的要求，調整企業(yè)內部管理的部門和程序，使安防管理和工作流程順暢，高效。提高了港口的安全，促進了港口的運營保障。安防系統的投資能夠為企業(yè)效益服務，這是安防管理的最終目的。
再次，信息基礎是對通信保障設施的建設和管理，這是對安防信息網絡的管理的有力保障。
最后是應急指揮響應，港口應及早制定應急管理法規(guī)，建立應急管理組織和響應流程。
提升港口解決公共安全危機的綜合能力，提升港口執(zhí)行能力，防止非應急事件轉化為應急事件。港口企業(yè)的應急管理體系的建設是一項長久而復雜的工作，也是和企業(yè)的管理運營模式緊密相聯的。一旦發(fā)生事件，需要相關部門及時、準確地做出分析判斷，根據應急預案，統一管理，分級相應，標準運行，在最短時間內進行相關處置。利用投資建設的先進系統功能，有效地組織，科學的調配資源，最終解決危機，將損害程度降到最低。
應急指揮——安全戰(zhàn)略必備品
而綜合安防管理平臺及應急指揮系統的構建，是安防管理體系運行的保證，事故災難，突發(fā)事件，需要有效、運轉良好的組織系統進行指揮調度。那么，港口綜合安防管理平臺及應急指揮系統，如何來構建?
首先，提升目前已運行系統的工作效率，整合現有系統資源。港口已經建設的CCTV閉路電視監(jiān)控系統，門禁系統，周界報警系統，消防系統，生產監(jiān)控，設施報警等保護系統都是各部門單獨使用。應該將它們整合起來，利用監(jiān)控的圖像配合門禁，周界保護，消防及生產設施的報警提供圖像，為管理人員提供現場信息。
其次，歸納信息資源，增強系統應急能力。將閘口系統，箱損檢測，人員IC卡系統，車輛管理系統，無線通信系統，氣象系統，數據中心等系統的信息歸納起來，統一管理，為發(fā)生緊急事件時的數據收集，事件判斷，指揮調度提供幫助。
最后，貫徹管理流程，提供應急指揮系統的運行平臺。在以上系統資源整合的基礎上，設定應急指揮的流程。大體上它由三大模塊組成，即勢態(tài)辨別和預警，預案支持，指揮調度，具體如下。
· 勢態(tài)辨別是由前端的CCTV，門禁，報警等保護系統以及生產管理和狀態(tài)監(jiān)控系統的預警觸發(fā)，引起事件。通過視頻圖像和系統報警數據，系統可以識別事件的發(fā)展勢態(tài)和預測可能危及的場所和范圍;
· 預案支持是系統根據預案計劃和自動趨勢分析，生成優(yōu)先度的判斷，提示出哪些設施和人員需要優(yōu)先撤離和保護。同時產生資源分配和重組的方案，也就是哪些車輛和人員可供調配，哪些應急的設備可以利用，并且可在事后作審核回顧;
· 指揮調度是管理人員在勢態(tài)辨別的基礎上根據系統預案，通過通信系統進行協調響應，資源調度，協調響應和反饋以及事件的流程管理。
安防管理體系的規(guī)劃和設計應該是全面和完整的，層次分明，能夠從全局的角度覆蓋國際港口安防管理工作，包括所有相關管理部門和區(qū)域。在安防管理體系的結構和組成上可一次性完成，而具體管理文件和工作標準的制定，則可依據管理需要的輕重緩急分步實施，逐步完善。
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